La gestion commerciale et la facturation

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La gestion commerciale et la facturation

Vous avez réalisé vos premières ventes sur votre site internet et vous allez désormais devoir désormais intégrer la facturation de votre  client final. La solution la plus facile qui consiste à dresser vos factures à l’aide d’un outil de bureautique (traitement de texte ou tableur) est une solution temporaire dont vous verrez rapidement les limites. En effet, lorsqu’il va falloir déclarer votre TVA, faire l’inventaire de vos stocks, enregistrer les pièces comptables, etc… vous risquez vite d’être submergés ou vous trouver confrontés à de grosses factures de la part de votre comptable qui s’occupera alors de tout re-saisir.

Ainsi, dès lors que vous commencerez à réaliser un nombre suffisant de ventes, vous aurez tout intérêt à investir dans un logiciel de gestion commerciale, à partir de quelques dizaines d’euros jusqu’à plusieurs milliers, en fonction de vos besoins.

 

Choisir un logiciel de gestion commerciale suppose une étude précise de vos besoins et des enjeux de l’activité même de l’entreprise.

Pour vous aider à définir le logiciel dont vous avez besoin, il va falloir vous poser quelques questions : est-ce que je travaille dans le négoce, le service, la production, etc… ? Est-ce que cette activité suppose la gestion de stock ou de la livraison ? De quel budget est-ce que je dispose ? etc… Dans le cas de prestation de service, le choix sera plus facile que dans le cas d’une activité de négoce ou de production de biens.

Ce qui va être fondamental dans le choix de votre logiciel de gestion commerciale, c’est surtout la nature de l’information que vous allez devoir traiter. N’oubliez pas qu’au-delà d’être en mesure de vous donner une photo à un instant t du reflet de votre activité, le progiciel vous permettra  également de disposer d’un tableau de bord qui vous permettra d’anticiper les décisions à prendre concernant le développement de votre entreprise.

D’une façon générale, posez vous des questions sur

1- les informations sur les articles : Quels sont vos besoins pour renseigner des fiches articles (textes, stock, langue,etc…), gérer du stock en temps réel, de dresser des inventaires, de pouvoir composer des articles packagés, de disposer de multi-dépôt pour la marchandise, de niveaux de prix, de problématiques de taxes (TVA ou écotaxe par exemple), etc…

2- les informations sur les fournisseurs : Puis-je avoir plusieurs fournisseurs pour un même produit, la possibilité de renseigner les délais de réapprovisionnement, différents prix d’achat, etc…

3- les informations sur les clients : est-ce que je peux renseigner plusieurs contacts pour un même compte facturé, intégrer différentes adresses de livraison pour un client, affecter différents niveaux de prix selon la typologie des clients, classer les clients en groupe d’acheteurs, etc…

4- les pièces comptables : est-ce que je peux facilement faire une facture, un bon de livraison, un devis, est-ce que je peux exporter les données directement vers mon comptable, est-ce que je peux facturer à l’export et dresser les documents douaniers nécessaires, etc…

Le choix du logiciel de gestion commerciale, plus particulièrement pour l’e-business, devra également tenir compte de paramètres techniques supplémentaires :
– la facilité à exporter / importer des données (clients, commandes, tarifs,etc…)
– la possiblité de rendre automatique ces imports / exports

Le choix d’un progiciel de gestion n’est pas anodin lorsqu’on s’engage dans la vente en ligne. Bien qu’il ne soit pas visible en front office, il est au cœur même du dispositif.

Enfin, le logiciel de gestion sur lequel vous allez jeter votre dévolu doit être considéré non pas comme une charge, mais véritablement comme l’outil essentiel du gain de temps et de rentabilité pour votre activité commerciale.

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